Comunicación igual a talento productivo
Con gran frecuencia los ejecutivos tienen la necesidad de establecer comunicación con los integrantes de los equipos de trabajo. Además, su función implica brindar asesoría a otros líderes de equipo de diferentes departamentos y áreas.
En el día a día, hay que resolver pequeños y grandes desafíos para hacer que las cosas sucedan. Lo que casi nadie hace es preguntarse cómo es que las personas procesan la información de la mejor forma posible.
Comunicación: ¿cuestión de expertos?
Susan M. Weinschenk, autora del libro “Las 100 cosas que todo presentador debería conocer acerca de su audiencia” explica: «el cerebro de las personas puede procesar sólo una cantidad pequeña de información en un tiempo determinado, al menos de forma consciente».
La experta en comunicación refiere que se estima que los seres humanos tienen la capacidad para maniobrar con 40 millones de pequeñas piezas de información (bits) por segundo. En la vida práctica y consciente de los individuos, solamente se gestionan 40 de estos paquetes de datos.
Uno de los errores frecuentes de los líderes y guías de un equipo de trabajo es pretender comunicar un volumen elevado de información a los colaboradores. Seguro hay quienes tienen niveles de procesamiento de datos mayores que el promedio y es evidente que sobresalen. No obstante, hay que tomar en cuenta las recomendaciones que Susan M. Weinschenk comparte.
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Comunicación efectiva: 6 recomendaciones
1. Utiliza la difusión progresiva. Esto significa que como comunicador, líder e incluso como facilitador o conferencista, deberás proporcionar sólo la información que las personas necesitan. No hay necesidad de abrumarlas con datos de más en la comunicación.
2. Evita las exposiciones exhaustivas. Hay temas o proyectos en los que se cree indispensable comunicar y explicar hasta el más mínimo detalle. Esto es posible, pero paso a paso. Las personas tienen periodos de atención muy breves y es muy fácil que haya una desconexión casi inmediata.
3. Elabora un desglose. Para ir paso a paso y hacer una comunicación progresiva, es recomendable comenzar de lo mayor a lo menor, ir de lo general a lo particular. Aquí la sugerencia es que, con anticipación, se analice qué se quiere transmitir y despiezarlo en secciones más pequeñas y que serán más fáciles de asimilar y comprender.
4. Muestra sólo una pieza de información a la vez. Las presentaciones de diapositivas cargadas de múltiples contenidos son el peor enemigo de la comunicación. Es mejor informar una sola cosa o asunto por lámina. Utilizar imágenes y no más de 10 palabras. Esto ayudará para que haya una referencia mental en las personas.
5. Menos bullets, mayor comprensión. La técnica de la comunicación progresiva fue desarrollada por John Carroll en IBM (Progressive Disclosure) y entre las aportaciones que tiene el enfoque es el uso mínimo de bullets. Una lámina debería incluir un bullet o comentario a la vez. No más. De acuerdo con la experiencia de Susan M. Weinschenk, la técnica de la comunicación progresiva es una de las que mejoran por mucho la calidad de la información y comprensión recibida por las personas en diferentes situaciones. No obstante, se requiere de un paso más.
6. Saber qué necesitan las personas. Siempre se debe tener claro qué tipo de datos e información requieren los demás. En el trabajo en equipo, hay quien sólo necesita rasgos financieros, otro logísticos, otro sobre cobranza, etcétera. Es importante asegurarse de contar con todo el contenido que se requiere y dosificarlo a quien lo necesita.
La propuesta de Susan M. Weinschenk ha demostrado su eficacia en los años recientes en diversidad de empresas. Ella recomienda que al final de la sesión con el equipo de trabajo será posible hacer un recuento y verificar que todos tengan claro cuál es el objetivo, responsabilidades, tiempos de entrega y expectativas de cumplimiento.
